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¿Y si lo organizamos nosotros?

Quien más o quien menos tiene en su agenda personal o profesional huecos reservados para eventos que se salen de la actividad del día a día.

Algunos de ellos forman parte de nuestra vertiente más personal y a la gran mayoría de nosotros nos ha tocado estar tanto en la parte organizadora como en la del invitado; y me estoy refiriendo a bodas, comuniones, cumpleaños, comidas, cenas, etc. que organizamos con nuestras familias y amistades.

Pero hay otros, más frecuentes en las agendas profesionales, a los que se asiste normalmente más como invitado o mero oyente. Y en este caso incluiría jornadas, foros, sesiones de trabajo, ferias, conferencias, asambleas generales, congresos, entregas de premios, viajes, recepciones, visitas de delegaciones extranjeras o cualquier otro vocablo que suponga reunir a un número elevado de personas en un lugar concreto para un fin concreto.

En ambos casos, estos eventos requieren de una organización antes, durante y después y no dejar de preguntarnos cómo nos gustaría ser tratados nos ayudará a enfocar y orientar nuestro trabajo y recursos en base a la respuesta que nos daríamos. El éxito del acto dependerá de esta empatía y de la correcta planificación, estableciendo un cronograma o un cuaderno de ruta que detalle cada una de las actividades a realizar.

Si eres afortunado y puedes contar con una empresa organizadora de eventos, o al menos una secretaría técnica externa, tienes mucho trabajo adelantado. Si no, el esfuerzo suele ser colosal pero dicen las "buenas lenguas" que bien merece la pena.

En el “antes” deberemos pensar en:

  • Decidir el formato y la duración que dependerá del objetivo que busquemos para lo cual es básico contar con los recursos humanos suficientes.

  • Establecer el guión del acto; su estructura con una distribución tentativa de los tiempos e intervinientes. Las ponencias, los talleres de trabajo, las conferencias, etc. son importantes pero en ocasiones la posibilidad de que los asistentes tengan un momento (cena, comida, aperitivo, visita guiada, etc.) de relación social, el tan manido “networking”, es un buen atractivo.

  • Definir el lugar de celebración, teniendo en cuenta el número de asistentes que esperamos y el formato (sala de reuniones, auditórium, anfiteatro, etc.). Deberá además contar entre otras cosas, con una red wi-fi fiable y que soporte bien el tráfico de internet que se generará durante el evento, de fácil acceso desde el exterior de la ciudad, adaptados para discapacitados, con las necesarias medidas de seguridad, con recursos para interpretaciones simultáneas, etc.

  • Establecer la fecha más conveniente en las agendas de ponentes relevantes, si se da el caso, y que no coincida con otros eventos que nos puedan hacer sombra. La definición de una fecha concreta nos facilitará unas tarifas más ventajosas en hoteles y que los futuros asistentes puedan reservar sus traslados (avión, tren, etc.) con anterioridad.

  • Imagen, comunicación del evento y diseño de la invitación: esta labor es quizás la más aconsejable de “externalizar” ya que el hecho de contar con un sitio web atractivo, con una persona especializada en medios de comunicación, ayudará sin duda a dar difusión al acto y dará fiabilidad sobre su organización y contenidos. Si por el contrario, debido a la dimensión reducida no podemos o no compensa contratar este servicio, la invitación (en formato papel o digital) deberá incluir como mínimo (i) el título del evento (ii) fecha y lugar (iii) guión básico del acto (iv) teléfono o dirección de correo electrónico para confirmar la asistencia y el sitio web, si lo hubiera. Los eventos con varios intervinientes incluyen un breve CV (que previamente hay que solicitar) y al menos los logos de los patrocinadores. Un buen diseño también significa encontrar un mensaje adecuado para el público objetivo.reunion

  • En ocasiones, con antelación al evento es incluso aconsejable sacar una breve nota de prensa o anuncio en medios escritos como anticipo al envío de la invitación.

  • Envío de la invitación: el primer acercamiento o envío de la información sobre el evento deberá hacerse a través de correo electrónico o a través de correo postal ordinario. Trabajar desde el inicio en la elaboración de una fiable base de datos, agilizará el envío.

  • En paralelo hay que gestionar la búsqueda de financiación a través de varios tipos de colaboración (patrocinio, colaboración, co-organización, etc.). Hay eventos gratuitos y otros de pago (internet facilita herramientas gratuitas para inscripciones). Anticiparnos en los gastos previstos, los ingresos que se vayan a generar y el beneficio que se espera conseguir, nos ayudará a no salirnos del presupuesto aunque el beneficio no siempre es posible cuantificarlo con números.

  • Control de asistencia y confirmación. Cuando nos inscribimos a un evento genera tranquilidad al asistente el hecho de tener confirmación de plaza por parte de los organizadores. Unos días antes del evento ayuda enviar un recordatorio sobre su celebración y es entonces, cuando viene el interminable recuento de asistentes y repaso de listas y la pregunta del millón: ¿nos dejamos a alguien?

  • Control de protocolo. Si los ponentes o asistentes ocupan altos cargos ya sea dentro de la administración, del mundo educativo, del ámbito religioso o incluso legal y judicial, es muy importante conocer el orden de precedencia entre ellos y seguir unas normas de protocolo ya establecidas tanto para las intervenciones como para su ubicación en sala, en mesa, o incluso en la colocación de las banderas si se trata de un evento al que asisten ponentes extranjeros; protocolo que también se hace extensivo a los saludos o incluso a los detalles que en algunos casos se entregan.

  • Reserva de catering, para pausas de café, almuerzos, cenas, o aperitivos servidos de pie, teniendo en cuenta en la medida de lo posible otras dietas (vegetarianas, kosher, halal, etc.) o intolerancias alimentarias (al gluten, a la lactosa, a la fructosa, etc.).

Supervisar el “durante” del evento nos obligará a estar presentes en el mismo cuidando de que acuden a tiempo los ponentes, de que se cumplen los tiempos y evitando las improvisaciones. Es de gran ayuda contar con un plan B para determinados momentos del evento.

Y si además de todo esto intentas ser creativo, innovador y consigues que el evento sea recordado después, empieza a pensar en dedicarte a ello profesionalmente.

Finalmente, después del evento, cuando parece que todos empezamos a respirar ya con normalidad y con las sensaciones todavía frescas es el mejor momento para sentarnos a valorarlo, a aprender de la experiencia y consensuar una nota de prensa sobre asistentes, objetivos logrados, alguna frase relevante de los ponentes y conclusiones para enviar a medios, colgar en nuestra web o difundir en redes sociales.

Quizás a estas alturas del post (si he conseguido que me leáis hasta aquí) ya estéis cansados antes de empezar. Pero aún a expensas de resultar algo tediosa, mi intención era listar algunos de los puntos (si bien hay más) que hay que tener en cuenta para organizar un evento. Son estas las humildes reflexiones de una organizadora no profesional que en ocasiones combina este trabajo con sus funciones del día a día.

Por ello, en uno de esos momentos muertos del evento: una ponencia soporífera, un debate aburrido, etc., los que estáis al otro lado del escenario, en el de las butacas, echad la vista hacia arriba en este post y pensad por favor en lo que ha supuesto la organización y planificación, el esfuerzo y el tiempo dedicados, sed empáticos y responderos sinceramente si, en general salvando esos posibles fallos, vosotros hubieseis podido hacerlo parecido, mejor o peor.

Ainhoa Patiño Etxeondo

 

 

 

La Idea, el Modelo y el Plan

Alguien dijo aquello de que “algunos tienen ideas sobre todo y otros sobre todo ideas”. Pues bien, “tener sobre todo ideas” es afortunadamente característica común a los emprendedores que se lanzan a promover su nueva empresa. La Idea de Negocio es uno de los primeros y más importantes impulsos para ponerse en marcha.

Pero la idea tendrá que desarrollarse para convertirse en un Modelo de Negocio; modelo en el que el emprendedor diseñe como va a generar ingresos suficientes para hacer su empresa viable: ¿cuál es la ventaja de su producto o servicio?, ¿a qué clientes se dirigirá?, ¿cómo va a llegar a ellos?, ¿cómo obtendrá los ingresos?… Las respuestas a este tipo de preguntas serán la base del primer diseño del modelo. Después, lo antes posible, habrá que pasar de la teoría a la práctica. Este primer diseño teórico del negocio se deberá retroalimentar tantas veces como sea necesario con las reacciones que se vayan recibiendo del mercado. Las metodologías “Lean Startup” nos hablan mucho de esas “aproximaciones sucesivas” hasta dar con las claves para el éxito del modelo.

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Invest in Navarra?

Una de las actividades que desarrolla Sodena, que quizás sea menos conocida y en la cual llevo un año directamente involucrada, es la atracción de inversión directa extranjera (IDE) a Navarra.

Mediante esta labor tratamos de identificar y contactar con empresas extranjeras y de otras comunidades que tengan planes de inversión y asesorarlas hasta su establecimiento en la región. Para ello, como primer paso intentamos focalizar, es decir, centrarnos por un lado en aquellos sectores de actividad que Navarra quiere desarrollar y está bien posicionada y en segundo lugar miramos hacia los países emisores de flujos de inversión.

Una vez que se detectan proyectos y captamos el interés de las empresas por nuestra región, se realiza seguimiento y asesoramiento personalizado de los proyectos durante todo el proceso hasta la toma de decisión.IED

En el tiempo que llevo en esta área, algunas de las cosas que he aprendido, además de la complejidad del trabajo, son:

  • Ser consciente de lo poco que conocía Navarra. Uno de los primeros trabajos fue revisar y actualizar nuestro “cuaderno de ventas”, es decir, la presentación de nuestra región, resaltando sus puntos fuertes y los sectores de valor añadido. Si para mí que nací y he residido aquí, ha sido un descubrimiento se puede uno imaginar lo desconocida que puede llegar a ser para alguien de fuera.

  • Aprender a ser paciente. Se trata de un trabajo a largo plazo, de sembrar para “quizás” recoger en un futuro, ya que en la mayoría de los casos son procesos de decisión que pueden durar más de un año o no realizarse jamás.

  • La gran competencia que existe, no ya a nivel nacional con otras regiones sino a nivel internacional, con lo cual debes intentar conocer qué están ofreciendo en otros lugares y tu posición respecto al resto.

Pero ¿cuáles son los factores que ayudan a que una empresa se decida por una localización u otra? Como en toda toma de decisiones no es un único factor sino una combinación los que hacen que una empresa se decida a establecerse en un determinado lugar. Algunos de ellos son:

  • Localización geográfica, que permita fácil acceso a otros mercados, nacionales o internacionales.

  • Nivel de infraestructuras: es relevante el grado de desarrollo de sus comunicaciones, red de transporte o distribución de energía.

  • Mercado de trabajo: aquí se pueden tener en cuenta dos aspectos, el coste laboral y el nivel de cualificación.

  • Incentivos y ayudas oficiales: también resulta interesante y eficaz este aspecto, tanto las de carácter directo como indirecto.

  • Otros aspectos tales comoacceso a proveedores, grado de innovación, tecnología, etc. también suelen ser importantes dependiendo del perfil de la empresa.

Teniendo en cuenta estos aspectos, Navarra es una región atractiva para la IDE por sus características, geográficas, económicas y sociales. Prueba de ello es que en los últimos treinta años hemos recibido un flujo importante de inversión extranjera, lo cual ha contribuido para que seamos una región abierta al exterior.

Actualmente existen en Navarra más de 100 empresas multinacionales, mayoritariamente industriales, siendo el sector de automoción, con un 26% de cuota, el más importante seguido de otro sector clave en nuestra región, el agroalimentario. El capital de origen de estas empresas es proviene principalmente de países de la Unión Europea (Alemania, Francia), EEUU y Japón.

Creo que a día de hoy no hay duda de los beneficios que la IDE nos ha traído a nivel económico y para nuestro tejido empresarial. Quizás la parte negativa sea la pérdida de control de la toma de decisiones en la región pero considero que es un trabajo que es necesario realizar y poner en él nuestro máximo esfuerzo.

Marian Erro Martínez

El apoyo de Sodena al Sector Agroalimentario en Navarra

Con 1.270 empresas, 25.500 empleos, un 7,15% del valor añadido en Navarra y un 16% del valor añadido generado por el sector industrial, está claro que el sector agroalimentario en Navarra es uno de los pilares económicos de nuestra comunidad, tanto por cifras objetivas como por la tradición y el orgullo cultural de que en Navarra tenemos un buen producto y un muy alto conocimiento de cómo hacer bien las cosas en este área.

Desde el equipo de agroalimentación de Sodena, se han visitado, además de agentes institucionales y centros tecnológicos vinculados al sector, un total de 30 empresas agroalimentarias, que representan un volumen de ventas de 2.500 millones de euros y emplean a alrededor de 10.900 personas.

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Apoyo a las empresas de capital extranjero ubicadas en Navarra

Desde esta entrada en el blog me gustaría destacar la importante labor que Sodena realiza dentro de su misión de atraer inversiones a nuestra comunidad, en una de las áreas que no es tan conocida y que comúnmente llamamos "after care".

Puesto que de manera generalizada, aproximadamente el 70% de la inversión exterior proviene de las empresas multinacionales previamente implantadas, Sodena, junto con la Dirección General de Política Económica y Empresarial del Gobierno de Navarra, viene realizando visitas a las empresas de este tipo implantadas en Navarra, más de 100 hasta la fecha. La labor de "after care" (no confundir con ningún bálsamo hidratante tras el afeitado), consiste en el seguimiento o “cuidado” de las empresas extranjeras para evaluar su situación, evitar deslocalizaciones, identificar potenciales proyectos de inversión, mejorar la comunicación entre estas y la Administración y promover vínculos de negocio entre las diferentes empresas instaladas en Navarra.

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