Gran parte del éxito de un negocio o de un proyecto depende de trabajar con buenos proveedores. Somos muchas las empresas que necesitamos contratar proveedores tanto de productos como de servicios para nuestra actividad diaria.

En mi opinión, un buen proveedor es el que sabe relacionarse con sus clientes, aportar valor y cumplir con los plazos de entrega. Muchas veces nos resulta complicado conseguirlo posiblemente porque no hemos seguido el procedimiento adecuado.

Una mala elección del proveedor nos puede llevar a importantes retrasos en nuestra actividad e incluso al cierre del negocio. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, muchos proveedores son elegidos al azar, bien por proximidad geográfica o bien por recomendación de terceros y esa falta de criterio nos puede llevar a una elección incorrecta.

Por propia experiencia al contratar proveedores, estas son algunas de las problemáticas que me he encontrado y que pueden servir como reflexiones previas antes de hacer una selección de proveedor:

  • Al tener que contratar un proveedor de áreas o servicios que no dominamos para poder llevar a cabo una actividad que necesitamos, esa falta de conocimiento, nos hace tener que creer o confiar en lo que nos dice el proveedor. Algunas veces no es lo más adecuado para nuestra empresa y por eso es necesario pedir varias ofertas o presupuestos a diferentes proveedores y poder aprender de ese mercado.

  • El hecho de contratar a un proveedor no significa que vayamos a traspasar a este todo el trabajo; siempre tiene que haber un responsable para hacer el seguimiento del trabajo, facilitar la información necesaria y marcar los siguientes pasos. Aquello que no ha podido solucionar tu empresa internamente, no lo va a poder hacer un proveedor él solo.

  • No tener prisas al contratar un proveedor si con los que se ha contactado hasta ahora no convencen o no dan respuestas a las necesidades. Una elección rápida para quitarse el problema de encima puede llevar a problemas mayores posteriormente.

  • Son muchas las veces que un proveedor va intentar vender su capacidad y experiencia en demasiadas áreas para conseguir más negocio. Es difícil saber de todo o ser experto en todas las áreas, por eso, aunque dependerá de la dimensión del contrato y de la complejidad que se le quiera dar a la selección del proveedor, si es posible segmentar, es mejor contratar a especialistas por cada materia. Si se toma la decisión por un proveedor más generalista que subcontrata algunas de las áreas de servicios que ofrece, tratar de conocer a sus intermediarios.

  • La mayoría de las veces la persona que realiza la venta no es o no son las personas que van a llevar a cabo el trabajo, por eso hay que intentar conocer al equipo que se va hacer cargo del proyecto y validar su capacidad y experiencia. No siempre es la misma.

  • Hay que tener en cuenta la dimensión del proveedor que se va a contratar y si va a ser capaz de dar respuesta al servicio que se solicita en el tiempo y plazo que se quiere, y con el precio que se está dispuesto a pagar. A veces proveedores muy grandes tienen un precio que tú no estás dispuesto a pagar y a veces lo barato sale caro. Intentar buscar el equilibrio entre el precio y la calidad.

  • Definir los objetivos y las expectativas que la empresa tiene sobre la contratación de ese proveedor. Dejar claras cuáles son las tareas a realizar, cuándo se considera el trabajo terminado y cuáles son los plazos de entrega para que todos tengamos la misma idea de servicio.

Por ello propongo una lista de criterios que pueden ayudar a sistematizar la contratación de un nuevo proveedor:proveedor6

  1. Reflexiona acerca de la importancia de servicio o producto para el negocio de tu empresa. Dependiendo de la importancia decidiremos unos requisitos u otros para el proveedor.

  2. Haz una preselección de posibles proveedores antes de ponerte en contacto con ellos y pedir varias ofertas.

  3. Analiza el perfil general del proveedor. ¿Es reconocido en su actividad? ¿Cuál es su trayectoria? ¿Cuál es su capacidad de respuesta? Esto incluye considerar su ubicación geográfica, su tamaño, su experiencia.

  4. Pide referencias y clientes. En los negocios, frecuentemente, uno es lo que los demás dicen que es; un proveedor serio y responsable no tendrá problema en darte referencias de sus clientes. Recomiendo hacer llamadas o correos electrónicos para pedir opinión a los propios clientes o conocidos, asesores o colegas de trabajo.

  5. Conoce el equipo humano y sus infraestructuras. Si tu proveedor es estratégico para tu negocio puede ser conveniente conocer sus instalaciones y equipo de trabajo. Conocer la experiencia de su plantilla y el estado de la misma puede ser muy importante al igual que las infraestructuras y tecnologías para llevar a cabo el proyecto.

  6. Interésate por su filosofía y forma de trabajo. Resulta difícil trabajar en red con empresas con las que no se comparte la filosofía del trabajo. Analiza aspectos como la orientación al cliente, la importancia de la calidad, el cumplimiento de plazos, la flexibilidad ante nuevos requerimientos o el grado de informalidad.

  7. Infórmate acerca de su posventa o servicio de mantenimiento. El servicio técnico posterior o el apoyo en la implantación del servicio una vez realizado el proyecto, es muy interesante y dice mucho de la seriedad del proveedor.

  8. Haz hincapié en la relación calidad/precio. El precio, lógicamente, es un factor relevante, pero la importancia de los demás criterios es mayor a medio y largo plazo. Ten en cuenta las posibilidades de pago que el proveedor te ofrece.

En nuestra empresa, al igual que en el resto de empresas públicas, tenemos definidos diferentes procedimientos de compras, sujetos a la Ley Foral 6/2006, de 9 de junio, de contratos públicos, que nos ayudan hacer la selección del proveedor de forma sistemática, objetiva y transparente y que recogen mayormente los criterios comentados.

Pero si por si acaso estos criterios o los suyos no funcionan o en algún momento puntual su proveedor no pueda cumplir, mi recomendación es que se cuente con más de un proveedor. Es mejor “no poner todos los huevos en la misma cesta” y diversificar el riesgo.


Katy Labiano Elizalde

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